Le 11 octobre 2022, le Département de la sécurité intérieure (DHS) et l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) des États-Unis ont annoncé une prolongation de neuf mois jusqu'au 31 juillet 2023 de la politique permettant la vérification virtuelle à distance de la documentation requise pour un formulaire. I-9 lorsqu'un effectif travaille à distance. On ne sait pas si cette extension sera la dernière.
Cette politique a commencé le 20 mars 2020, lorsqu'en raison des précautions liées au COVID-19, le DHS a annoncé qu'il exercerait son pouvoir discrétionnaire pour toutes les nouvelles embauches depuis cette date afin de reporter les exigences de présence physique associées au formulaire I-9 conformément à la loi sur l'immigration et la nationalité. (DANS UN). Le délai initial devait expirer le 19 mai 2020. Depuis lors, il a été prolongé à de nombreuses reprises.
La politique temporaire initiale du DHS reporte pour les employeurs l'obligation d'examiner les documents du formulaire I-9 en personne avec les nouveaux employés lorsque les employeurs et les lieux de travail fonctionnent totalement à distance en raison de COVID-19. Dans ces situations, les employeurs peuvent consulter à distance les documents de la section 2 via une connexion virtuelle (par exemple., lien vidéo, fax ou e-mail). Ensuite, les employeurs peuvent entrer « COVID-19 » comme raison du retard de l'inspection physique dans le champ de la section 2 « Informations supplémentaires ».
Dans cette extension ainsi que dans plusieurs extensions précédentes, le DHS/ICE a assoupli la définition d'un employé distant et a déclaré :
Si les employés embauchés le 1er avril 2021 ou après cette date travaillent exclusivement dans un environnement éloigné en raison des précautions liées au COVID-19, ils sont temporairement exemptés des exigences d'inspection physique associées à la vérification de l'admissibilité à l'emploi (formulaire I-9) en vertu de l'article 274A du INA jusqu'à ce qu'ils entreprennent un emploi non distant sur une base régulière, cohérente ou prévisible, ou que l'extension des flexibilités liées à ces exigences soit résiliée, selon la première éventualité.
Une fois l'urgence nationale terminée ou les opérations normales reprises, tous les employés intégrés à l'aide de la vérification à distance doivent se présenter à leur employeur dans les trois jours ouvrables pour une vérification physique en personne de leur identité et des documents d'admissibilité à l'emploi. De nombreux avocats spécialisés en immigration pensent que le DHS réalisera finalement que cette règle des trois jours sera impossible à atteindre pour de nombreux employeurs qui ont embauché des centaines ou des milliers d'employés à distance ; ainsi, il le supprimera ou le modifiera. Cette conviction est étayée par les commentaires demandés par le DHS d'ici le 17 octobre 2022, sur unprocessus de vérification I-9 virtuel permanent à distance possible.
Le DHS a déclaré que, dans les récentes extensions, les employeurs sont encouragés à commencer, «à leur discrétion, la vérification en personne de l'identité et des documents d'admissibilité à l'emploi pour les employés qui ont été embauchés le 20 mars 2020 ou après et qui ont présenté ces documents pour une inspection à distance. en s'appuyant sur les flexibilités annoncées pour la première fois en mars 2020. »
Lors d'une inspection physique en personne, l'employeur doit noter certaines informations, décrites ci-dessous, à la section 2 du formulaire I-9. L'USCIS et l'ICE informent que si le même représentant de l'employeur a examiné les documents à distance et en personne après la reprise des opérations normales, il doit noter "Documents COVID-19 physiquement examinés le (date) par (nom)" dans la section 2 "Informations supplémentaires". Toutefois, si la personne qui a examiné virtuellement l'autorisation d'emploi et le(s) document(s) d'identification n'est pas disponible pour effectuer l'inspection physique, l'ICE conseille de demander au représentant de l'employeur qui effectue l'inspection physique de remplir une nouvelle section 2 du formulaire I -9 et joignez-le au formulaire d'inspection à distance complet I-9.
Les employeurs qui ont des questions sur ce processus devraient consulter un avocat.
