Remplir la section 1, Renseignements sur l'employé et attestation (2024)

Lors de l'achèvementFormulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, vous, en tant qu'employeur, devez donner les instructions complètes au formulaire et leListes de documents acceptablesà disposition des salariés nouvellement embauchés. Vos employés doivent remplir et signer la section 1 du formulaire I-9 au plus tard lors de leur premier jour d'emploi.

Vous pouvez demander à vos employés de remplir le formulaire I-9 :

• Le premier jour de leur emploi (le début effectif de l'emploi d'un employé pour un salaire ou une autre rémunération, appelé date d'embauche dans les règlements du Department of Homeland Security) ; ou
• Avant leur premier jour d'emploi, s'ils ont accepté votre offre d'emploi

Les préparateurs et les traducteurs peuvent aider les employés à remplir la section 1.

Responsabilités des employés pour la section 1

• Nom légal complet ;
  • Les employés avec deux noms de famille (noms de famille) doivent entrer les deux noms. Les employés avec deux prénoms (prénoms) doivent entrer les deux noms.
  • Les employés qui n'ont qu'un seul nom doivent le saisir dans le champ Nom de famille, puis saisir « Inconnu » dans le champ Prénom.
  • Les employés doivent inclure le trait d'union (-) ou l'apostrophe (') si leur nom en comporte.
  • Les employés avec un deuxième prénom doivent entrer l'initiale du deuxième prénom.

• Autres noms de famille légaux utilisés, y compris un nom de jeune fille, le cas échéant. Adresse actuelle, y compris le nom de la rue et le numéro de la ville, l'état et le code postal. Inclure le numéro ou la lettre de l'appartement, le cas échéant ;
• Date de naissance;
• Citoyenneté ou statut d'immigration, en cochant la case appropriée pour indiquer s'il s'agit d'un citoyen américain, d'un ressortissant non citoyen, d'un résident permanent légal des États-Unis ou d'un non citoyen autorisé à travailler aux États-Unis ;
• Le cas échéant, numéro d'étranger/numéro USCIS, numéro d'admission du formulaire I-94 ou numéro de passeport étranger (y compris le pays de délivrance) et la date d'expiration de l'autorisation d'emploi ; et
• Signature et date.

De plus, les employés peuvent fournir leur :

• Numéro de sécurité sociale (Exception : les employés doivent fournir leur numéro de sécurité sociale si vous participez àE-vérifier);
• Adresse e-mail (les employés peuvent recevoirNotifications par emailde l'USCIS si vous participez à E-Verify); et
• Numéro de téléphone.

Les employés doivent signer le formulaire même si un préparateur ou un traducteur les aide. Les préparateurs ou traducteurs qui aident votre employé doivent fournir leur nom et leur adresse et doivent signer et dater l'attestation sur le formulaire. Si plus d'un préparateur ou traducteur aide l'employé à remplir la section 1 du formulaire I-9, vous pouvez utiliser le formulaire I-9 Supplément, Section 1 Certification du préparateur et/ou du traducteur, pour documenter chaque préparateur et/ou traducteur.

Si plusieurs préparateurs et/ou traducteurs aident l'employé à remplir le formulaire à l'aide d'un ordinateur, le préparateur doit sélectionner le nombre de domaines de certification nécessaires dans la liste déroulante fournie. Toute zone de certification supplémentaire générée entraînera une page supplémentaire.
Chaque préparateur ou traducteur doit remplir, signer et dater une zone de certification distincte. Vous devez conserver les feuilles supplémentaires remplies avec le formulaire I-9 rempli par l'employé.

La date que votre employé inscrit à côté de sa signature doit correspondre à la date à laquelle le préparateur/traducteur a signé le formulaire.

Si l'employé n'a pas fait appel à un préparateur et/ou traducteur, il doit cocher la case « Je n'ai pas fait appel à un préparateur ou traducteur ».

Responsabilités de l'employeur pour la section 1

Vous devez examiner les informations fournies par vos employés pour vous assurer :

• Ils ont rempli tous les champs obligatoires ;
• Ils ont fourni leurs numéros de sécurité sociale si vous participez àE-vérifier. (Si vous ne participez pas à E-Verify, les employés ne sont pas tenus de saisir leur numéro de sécurité sociale.) ;
• Vos employés ont signé et daté leurs formulaires ; et
• Le préparateur ou le traducteur a rempli, signé et daté la section Préparateur/Traducteur si l'employé a fait appel à un préparateur ou un traducteur.

Tu devrais aussi:

• Vérifiez si vos employés ont indiqué à la section 1 que leur autorisation de travail expirera.
  • Vous devrez peut-être revérifier l'autorisation d'emploi de votre employé lorsqu'elle expirera. Vous pouvez leur rappeler au moins 90 jours avant la date d'expiration qu'ils devront présenter un document de la liste A ou de la liste C pour montrer l'autorisation d'emploi continue à des fins de revérification. Ils doivent présenter ces documents au plus tard à la date d'expiration de leur autorisation de travail actuelle.
• Vérifiez si la date d'expiration de l'autorisation d'emploi fournie par votre employé dans la section 1 correspond à la date d'expiration du document de la liste A ou de la liste C qu'il a présenté pour la section 2, Examen et attestation de l'employeur. Utilisez la date la plus ancienne à des fins de revérification.